Ewidencja czasu pracy – najczęstsze błędy i jak ich uniknąć

Prawidłowe prowadzenie ewidencji czasu pracy to jeden z podstawowych obowiązków pracodawcy – zarówno w przypadku zatrudnienia stałego, jak i tymczasowego. Dla firm korzystających z pracowników tymczasowych jest to szczególnie ważne, bo każda nieprawidłowość w dokumentacji może skutkować nie tylko karami finansowymi, ale także utratą wiarygodności w oczach kontrahentów i pracowników.

---

Dlaczego ewidencja jest tak ważna?

Ewidencja czasu pracy stanowi podstawę do:

• prawidłowego naliczania wynagrodzeń, dodatków i urlopów,

• kontroli przestrzegania norm dotyczących odpoczynku i nadgodzin,

• zabezpieczenia firmy podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy,

• budowania transparentności wobec pracowników tymczasowych i klientów agencji.

Najwięcej błędów firmy popełniają właśnie przy ewidencji czasu pracy

Najczęstsze błędy wykrywane przez PIP

Z raportów i analiz wynika, że najczęściej spotykane nieprawidłowości to:

• zastępowanie ewidencji listą obecności – lista potwierdza obecność, ale nie dokumentuje godzin pracy ani nadgodzin,

• brak wpisu godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy – utrudnia rozliczenie odpoczynków dobowych i tygodniowych,

• brak prawidłowych harmonogramów i systemów czasu pracy,

• nieoznaczanie dni wolnych za pracę w niedziele i święta,

• brak przechowywania ewidencji przez wymagany okres (minimum przez czas zatrudnienia + 10 lat, choć od 2025 roku pojawiły się zmiany w tym zakresie),

• fałszowanie danych lub automatyczne uzupełnianie godzin – ryzykowne i karalne.

---

Konsekwencje dla pracodawcy

• grzywna od 1 000 do 30 000 zł za brak lub nieprawidłowe prowadzenie ewidencji,

• w przypadku fałszowania dokumentów – nawet odpowiedzialność karna (do 5 lat więzienia),

• problemy z rozliczeniem wynagrodzeń i nadgodzin, co może rodzić spory z pracownikami.

---

Jak prowadzić ewidencję poprawnie?

• Zadbaj o to, by dokumentacja obejmowała wszystkie wymagane elementy: godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, nadgodziny, dyżury, urlopy, usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności.

• Nie ograniczaj się do list obecności – stosuj pełną ewidencję.

• Wykorzystuj systemy elektroniczne (RCP), które minimalizują błędy i pozwalają na bieżąco analizować dane.

• Przechowuj dokumentację zgodnie z wymogami prawa – obecnie przez okres zatrudnienia oraz 10 lat po jego zakończeniu (dla nowych zapisów: 5 lat).

• Współpracuj z agencją pracy tymczasowej, która wesprze Cię w prowadzeniu prawidłowej ewidencji i odciąży dział kadr.

---

Prawidłowa ewidencja czasu pracy to nie tylko obowiązek formalny, ale także element budujący zaufanie i bezpieczeństwo biznesowe. Dla pracodawców korzystających z pracowników tymczasowych jest to szczególnie ważne – transparentność i zgodność z prawem ułatwiają współpracę z agencją i chronią firmę przed kosztownymi błędami.