Nowości kadrowo-płacowe 2026 – co muszą wiedzieć pracodawcy?
- dariafulei
- 12 minut temu
- 3 minut(y) czytania
Rok 2026 przynosi jedne z największych zmian w prawie pracy ostatnich lat. Dla działów HR i payroll nie będzie to jedynie aktualizacja procedur, ale realna zmiana sposobu liczenia uprawnień pracowniczych, rozliczania urlopów czy komunikacji z pracownikami. Poniżej znajdziesz praktyczne podsumowanie najważniejszych obszarów, na które pracodawcy powinni zwrócić szczególną uwagę.
1. Staż pracy liczony na nowych zasadach
To zdecydowanie najbardziej przełomowa zmiana 2026 roku. Od 1 stycznia 2026 r. w sektorze publicznym oraz od 1 maja 2026 r. w sektorze prywatnym do stażu pracy wliczane będą nie tylko okresy zatrudnienia na umowie o pracę.
Do stażu pracy zaczynają się zaliczać m.in.:
prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej,
praca na umowach zlecenie oraz w modelu B2B,
praca zarobkowa wykonywana za granicą,
członkostwo w spółdzielniach rolniczych.
Dlaczego to takie ważne?
Zmiana bezpośrednio wpływa na kluczowe uprawnienia pracownicze:
urlop wypoczynkowy – część pracowników szybciej osiągnie próg 26 dni urlopu,
okresy wypowiedzenia – mogą się wydłużyć,
odprawy – ich wysokość może wzrosnąć wraz z dłuższym stażem.
Warto pamiętać, że przeliczenie stażu nie nastąpi automatycznie. Pracownik ma obowiązek dostarczyć odpowiednie dokumenty (np. zaświadczenie z ZUS lub inne potwierdzenia aktywności zawodowej). Na uzupełnienie dokumentacji przewidziano 24 miesiące od wejścia przepisów w życie.
2. Ekwiwalent za urlop – nowe terminy wypłaty
Od 27 stycznia 2026 r. zmieniają się zasady wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. Nowelizacja Kodeksu pracy upraszcza procesy kadrowo‑płacowe, ale jednocześnie wprowadza istotne terminy, których trzeba pilnować.
Najważniejsze zasady:
ekwiwalent wypłacany jest razem z wynagrodzeniem, w standardowym terminie wypłaty,
jeżeli termin wypłaty pensji przypada przed rozwiązaniem umowy, pracodawca ma 10 dni od dnia ustania stosunku pracy na wypłatę ekwiwalentu.
Przekroczenie tego terminu może skutkować konsekwencjami finansowymi, dlatego warto odpowiednio dostosować procedury płacowe.
3. Elektroniczna dokumentacja kadrowa z jasną podstawą prawną
Choć wiele firm od dawna korzysta z maili i systemów HR, dopiero przepisy obowiązujące od 27 stycznia 2026 r. jednoznacznie dopuszczają formę elektroniczną w licznych obszarach prawa pracy.
Od tego momentu pracodawca i pracownik mogą – w zależności od ustaleń – korzystać z formy papierowej lub elektronicznej m.in. przy:
wnioskach urlopowych i urlopie bezpłatnym,
ustalaniu indywidualnych i ruchomych rozkładów czasu pracy,
dokumentach związanych z godzinami nadliczbowymi,
potwierdzaniu zapoznania się z przepisami BHP,
informowaniu o monitoringu czy pracy w porze nocnej.
Za formę elektroniczną uznaje się m.in.:
e-mail umożliwiający identyfikację nadawcy,
wniosek złożony w systemie kadrowym,
dokument podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Uwaga: w niektórych sytuacjach (np. wypowiedzenie umowy o pracę) nadal wymagana jest forma pisemna, którą w wersji elektronicznej spełnia wyłącznie dokument z kwalifikowanym podpisem.
4. Jawność wynagrodzeń – przygotowania do nowych obowiązków
Rok 2026 to czas wdrażania unijnych przepisów dotyczących transparentności płac i równości wynagrodzeń. Choć szczegóły polskiej ustawy nie są jeszcze znane, kierunek zmian jest już jasny.
Pracodawcy muszą liczyć się z:
zakazem stosowania klauzul poufności dotyczących wynagrodzeń,
prawem pracowników do informacji o średnich zarobkach na porównywalnych stanowiskach, z podziałem na płeć,
obowiązkiem raportowania luki płacowej (dotyczy firm zatrudniających powyżej 100 osób).
To dobry moment, aby uporządkować politykę wynagrodzeń i przygotować się na większą transparentność.
5. L4 w 2026 roku – bardziej elastyczne podejście ZUS
Zmiany obejmują również zasady związane z niezdolnością do pracy:
wykonanie drobnej, incydentalnej czynności służbowej podczas L4 (np. przekazanie kluczowych informacji) nie powoduje automatycznej utraty prawa do zasiłku,
orzeczenia o niezdolności do pracy mogą wystawiać także pielęgniarki oraz fizjoterapeuci posiadający odpowiednie kwalifikacje.
Dla pracodawców oznacza to konieczność aktualizacji procedur kontrolnych oraz komunikacji z pracownikami.
6. Uprawnienia PIP – co się (nie) zmienia
W 2026 roku nie wprowadzono przepisów pozwalających inspektorom PIP administracyjnie przekształcać umowy B2B w umowy o pracę. O ustaleniu istnienia stosunku pracy nadal decyduje sąd.
Nie oznacza to jednak mniejszej liczby kontroli. Państwowa Inspekcja Pracy zapowiada dalsze intensywne działania w zakresie wykrywania fikcyjnego samozatrudnienia.
Podsumowanie
Zmiany kadrowo‑płacowe w 2026 roku wymagają od pracodawców nie tylko znajomości nowych przepisów, ale także dostosowania systemów HR, procedur wewnętrznych i komunikacji z pracownikami. Im wcześniej organizacja przygotuje się na nowe obowiązki, tym łatwiej uniknie błędów i ryzyka sankcji.
Jeśli chcesz mieć pełną kontrolę nad kadrami i płacami w 2026 roku – automatyzacja i dobrze poukładane procesy będą kluczem do spokoju.
