Облік робочого часу – найпоширеніші помилки та як їх уникнути
- dariakalenikova
- 25 серп.
- Читати 2 хв
Ведення точного обліку робочого часу є одним із фундаментальних обов’язків роботодавців – як у випадку постійної, так і тимчасової зайнятості. Це особливо важливо для компаній, які використовують тимчасових працівників, оскільки будь-які порушення в документації можуть призвести не лише до фінансових штрафів, але й до втрати довіри з боку підрядників та працівників.
Чому ведення обліку таке важливе?
Облік робочого часу є основою для:
правильний розрахунок заробітної плати, пільг та відпусток,
контроль за дотриманням норм відпочинку та понаднормової роботи,
захист компанії під час перевірок Національної інспекції праці,
забезпечення прозорості для тимчасових працівників та клієнтів агентств.
Найпоширеніші помилки, виявлені PIP
Звіти та аналізи показують, що найпоширеніші порушення включають:
заміна записів списками відвідуваності – список підтверджує відвідуваність, але не документує робочий час або понаднормову роботу,
нефіксування часу початку та закінчення роботи – ускладнює розрахунок щоденних та щотижневих періодів відпочинку,
відсутність належних графіків та систем робочого часу,
невизначення вихідних днів для роботи у неділю та святкові дні,
неведення обліку протягом необхідного періоду (мінімум на час трудових відносин + 10 років, хоча з 2025 року в цьому плані вносилися зміни),
фальсифікація даних або автоматичне заповнення годин – ризиковано та карано.
Наслідки для роботодавця
штраф від 1000 до 30 000 злотих за неведення обліку або за його неналежне ведення,
у разі підробки документів – навіть кримінальна відповідальність (до 5 років позбавлення волі),
проблеми з розрахунком заробітної плати та понаднормової роботи, що може призвести до суперечок з працівниками.
Як правильно вести облік?
Переконайтеся, що ваша документація містить усі необхідні елементи: час початку та закінчення роботи, понаднормові години, чергування, час відпустки, виправдані та невиправдані випадки відсутності.
Не обмежуйтеся обліком відвідуваності – ведіть вичерпний облік.
Використовуйте електронні системи (RCP), які мінімізують помилки та дозволяють проводити постійний аналіз даних.
Зберігайте документацію відповідно до вимог законодавства – наразі протягом усього терміну трудових відносин та протягом 10 років після їх припинення (для нових записів: 5 років).
Співпрацюйте з агентством тимчасового працевлаштування, яке допоможе вам вести точний облік та зменшить навантаження на ваш відділ кадрів.
Точний облік робочого часу — це не лише формальна вимога, а й фактор зміцнення довіри та безпеки бізнесу. Це особливо важливо для роботодавців, які використовують тимчасових працівників, — прозорість та дотримання законодавства сприяють співпраці з агентством та захищають компанію від дороговартісних помилок.
